En muchos casos, para confirmar una reserva o como procedimiento corporativo, pedimos un anticipo/depósito sobre el valor total de la reserva. La gestión de prepagos de reservas se realiza en dos pasos:
1) Solicitud del prepago
Este paso se realiza en el propio proceso de gestión de la reserva. En el paso 5 (Facturación), en la parte derecha, podemos introducir tantas líneas de solicitud de prepagos como necesitemos. Indicaremos la fecha límite de ingreso, el importe y la columna de facturación de la que deduciremos ese importe en el proceso de facturación.
2) Ingreso del prepago cuando se recibe
Desde el mismo listado de reservas, en la parte inferior derecha podemos ver el botón “Prepagos”. A través de esta opción podremos registrar el ingreso del prepago una vez seleccionada la reserva de referencia. Indicaremos el importe (el ingreso de un depósito puede realizarse en tantas partes como se necesite), el motivo del depósito, la forma de pago y la moneda de ingreso (solo cuando se tiene el Front Office configurado como multimoneda).
3) Facturación del prepago
Si estamos trabajando con esta configuración, el sistema nos preguntará si queremos facturar este ingreso. Para ello, el sistema utilizará el servicio/s de producción configurado/s a tal efecto. En la facturación final de la estancia, esa “producción” se deducirá de la factura final (como un cargo negativo) contra el mismo servicio/s de producción utilizado/s en este paso. De esta forma, la producción de ese servicio/s siempre tendrá los importes de depósitos ingresados menos los cancelados diariamente.
Para consultar los depósitos ingresados tenemos diferentes opciones:
1) La propia reserva, en el paso 5 – Facturación justo inmediatamente debajo de donde se introducen las solicitudes de depósitos para la misma
2) En el menú Caja, opción Prepagos Ingresados
3) En el menú Caja, opción Control de Depósitos, donde podremos filtrar por motivo del depósito o localizador de reserva
También podemos hacer prepagos de reserva sin solicitud previa utilizando el mismo botón de ingreso de prepagos de la lista de reservas. El Front Office nos informará que no hay ninguna solicitud pendiente y nos instará a si queremos ingresar un prepago sin solicitud.