Para llevar a cabo la facturación de las estancias vamos a tener diferentes procedimientos dependiendo del tipo de reserva con el que estemos tratando.
Individuales
Para las estancias individuales, la facturación la vamos a poder realizar desde tres sitios distintos:
Estancias no finalizadas (Menú de Ocupación – Alojados)
Desde la lista de Alojados tendremos una relación de todas las habitaciones que tenemos ocupadas en el hotel en el día de consulta, así como de los huéspedes que ocupan cada una. Seleccionando la habitación que queremos facturar y a través de la acción facturar, accederemos al asistente de facturación para realizar la factura. Recordemos que para facturar estancias completas cuando no es su día de salida deberemos hacerlo a través de la Factura Anticipada.
Estancias finalizadas (Menú Ocupación – Alojados – Salidas Previstas)
En el listado de alojados, al igual que en el resto de las pantallas que hemos comentado, tenemos la posibilidad de utilizar filtros para adaptar el panel a nuestras necesidades. En este caso, cuando no tenemos seleccionado el filtro de reservas, tendremos listados a todos los alojados que tenemos en el hotel pero, a través del filtro de Visualización “Salidas previstas” se nos listarán exclusivamente aquellas estancias que tengan la salida en el día de hoy.
Menú Caja – Asistente de Facturación:
Desde este menú podremos facturar, tanto de forma individual como de forma conjunta, diferentes habitaciones, grupos, agencias, empresas, no alojados, contado día y cárdex no alojado. La selección del tipo de canal que queremos facturar la realizaremos a través de los filtros. También podremos seleccionar el tipo de factura normal o anticipada.
Con la multiselección, que hemos visto en pantallas anteriores, marcaremos aquellas que queramos facturar de forma conjunta o únicamente la que queremos facturar de forma individual. Una vez hecha la selección, a través del botón “facturar”, seleccionaremos un titular para la factura y la realizaremos a través del asistente de facturación.
Grupales
Previamente hemos comentado las opciones que tenemos para crear un grupo en el sistema. Por un lado, tenemos la opción de establecer la facturación individual para cada una de las habitaciones que forman el grupo (en este caso, la facturación de las habitaciones se realizará como hemos visto en el punto anterior) y, por otro, tenemos la posibilidad de crear un grupo donde la facturación se cargue a la máster y se realice directamente al grupo. Para este tipo de reservas en la que los cargos van a la máster del grupo, la facturación la vamos a poder llevar a cabo de dos formas diferentes:
Menú Ocupación – Control Grupos
Desde este menú, tenemos listados todos los grupos que han estado o están alojados en nuestro establecimiento para poder realizar acciones sobre ellos. Vamos a poder realizar acciones como incluir un depósito en la reserva, consultar la Rooming List del grupo, insertar cargos, facturar el grupo o dar de Check- out. Así, para realizar la facturación de un grupo desde este menú, en primer lugar debemos seleccionar el grupo con el que vayamos a trabajar y marcar la opción de facturar. Esto nos dará acceso al asistente de facturación.
Menú Caja – Asistente de facturación
Desde el asistente, como ya hemos visto en el punto anterior, podremos filtrar el canal que queremos facturar. En este caso, filtraríamos por el de “grupo” y seleccionaremos el grupo o grupos que queramos facturar. El procedimiento será el mismo, una vez seleccionados, marcaremos la acción “facturar” y realizaremos el cobro.