Para poder hacer una reserva a través de una Agencia, se deben completar algunos pasos previos:
Una vez completados, podemos introducir manualmente una reserva individual de agencia. Para ello iremos a la opción:
Esta opción es la misma para todo tipo de reserva individual, tanto de agencia como de empresa o directa de particular.
Como veremos, la diferencia está en la selección del Cliente Canal de la reserva.
Una vez entremos en la opción nos aparecerá el listado de reservas tomadas filtrando por fecha de llegada igual a la fecha de gestión.
Paso 1: GENERAL
Para introducir una reserva nueva, pulsaremos sobre el botón (+) que se encuentra en la esquina inferior izquierda. De esta forma, se abrirá el proceso de entrada desglosado por pasos.
Los campos obligatorios para Prestige se encuentran en el Paso 1 “General”. Estos son:
Fechas de estancia: fecha de llegada y salida con noches de estancia
Tipo de Habitación y pensión alimenticia. Así como el uso (necesario para la valoración de la reserva – ver Precios Negociados) y la ocupación en pax totales (incluyendo adultos, niños y bebes)
Cliente: agencia o empresa intermediaria de la reserva. En caso de una reserva de particular, no será necesario indicar ningún intermediario
Tarifa, Contrato o Paquete: acuerdo de precios para poder valorar la reserva. Podemos optar por las siguientes posibilidades:
Tarifa Online: solo si trabajamos con Prestige Channels Manager. Esta opción permite la toma de reservas en el PMS según las tarifas definidas en dicho módulo para el canal “Mostrador” (CRS/Dpto. Reservas del Hotel)
Tarifa, Contrato o Paquete por cuyas condiciones se regirá la valoración de la reserva (ver apartado): Las tarifas, contratos o paquetes visualizados dependerán de la agencia seleccionada como “Cliente”, de su vigencia y de los niveles de acuerdo fijados en la definición de dichas tarifas. Hay que recordar que aquellas configuradas en el nivel de acuerdo General siempre aparecerán como disponibles para reservas
Si lo que queremos es fijar un precio manual (siempre que lo permita nuestra organización), tendremos que seleccionar la tarifa, contrato o paquete “dummy” creada sin líneas de Precios (normalmente se identifica como MANUAL) y, una vez grabada la reserva, introduciremos los importes y servicios a través del botón “Cargos” en la parte inferior derecha
Apellido: Datos del huésped futuro. Debemos comprobar si es un repetidor pulsando sobre la “lupa” situada debajo del campo “Documento”. Tenemos que aclarar que Prestige, en el proceso de reserva, no crea fichas de huéspedes. Estas fichas solo se crean desde el proceso de Check-in donde disponemos de todos sus datos de identificación. Pero sí podemos, desde la reserva, identificar que el huésped ya ha estado en el establecimiento si tenemos los datos suficientes para ello.
Estos son los datos mínimos para grabar una reserva. Sin embargo, dependiendo de la parametrización fijada por cada organización, puede haber otros datos requeridos. Los más habituales son:
Email: Existen dos campos posibles. El email del “Cliente” y el email para el envío de confirmación de reserva (normalmente corresponde al futuro huésped)
Status: situación de la reserva
Confirmada: resta de disponibilidad
Provisional: puede o no restar de disponibilidad dependiendo del “motivo” de la provisionalidad
Anulada: la reserva ha sido cancelada por el cliente y debemos indicar el motivo
Rechazada: la reserva ha sido cancelada por el hotel y debemos indicar el motivo
Condición de Pago: reparto de servicios y titularidad de facturación
Desglose: los fijos irán a la columna de facturación 1 que estará a nombre de la agencia cliente. Y los extras irán a la columna de facturación 2 que estará a nombre del huésped titular
Full Credit: todos los servicios irán a la columna de facturación 1 a nombre de la agencia
Pago Directo: todos los servicios irán a la columna de facturación 1 pero ésta estará a nombre del huésped titular. Esta condición de pago es la utilizada cuando la agencia solo actúa como comisionista
Hay que recordar que la condición de pago puede venir fijada desde la ficha de la agencia para agilizar el proceso de toma de reservas y evitar los errores manuales
Segmento: principal motivo del viaje del huésped. Los valores de posible selección son creados por la organización. Hay que recordar que el segmento puede venir fijado desde la ficha de la agencia como segmento más habitual según el mercado al que se dirigen
Fuente de negocio: canal físico de entrada de la reserva. Los valores de posible selección son creados por la organización. Hay que recordar que la fuente de negocio puede venir fijada desde la ficha de la agencia como el canal más habitual que utiliza esa agencia para enviarnos sus reservas.
Otros campos a los que tenemos que prestar atención en este paso son:
Facturar como: este campo permite hacer “Upgrade” de tipología de habitación de una forma fácil y sencilla. El campo “Tipo Habitación” se corresponde con la habitación que el huésped ocupará mientras que el campo “Facturar como” se corresponde con el tipo de habitación que se utilizará para calcular la valoración de la reserva. Normalmente, estos campos coincidirán. Pero si, por ejemplo, hemos vendido más Dobles de las que disponemos, podemos alojar a los clientes en Junior Suite pero a precio de Doble como contrataron. También lo podemos hacer por razones de fidelización
Facturación Régimen: mismo criterio que para el campo anterior pero relativo a la pensión alimenticia