Este tipo de reservas se introducen a través de la opción "Reservas Grupo"
Paso 1: Datos Generales
Una reserva de grupo en Prestige no es más que un conjunto de reservas individuales que están enlazadas por un identificador de grupo.
Teniendo este concepto en mente debemos entender que la opción de reservas de grupo es una “forma” rápida de generar dichas reservas.
Como en las reservas individuales, al entrar en esta opción veremos un listado de las reservas de grupo on-the-books con fecha de llegada el día de gestión. Para crear una reserva de grupo nueva solo tenemos que pulsar sobre el botón (+) de la parte inferior izquierda.
Fechas de estancia: Máximo rango. Es decir, fecha de llegada del primer miembro del grupo a fecha de salida del último miembro del grupo. En el paso 2 podremos configurar las fechas de estancia de cada habitación o grupo de habitaciones
Cliente: Agencia, Empresa o Particular canal de la reserva
Tarifa para valoración de las reservas (tarifa/contrato/paquete): Hay que recordar que puede ser una tarifa “sin precios” o se puede gestionar según sea necesario
Titular: Identificativo de grupo que compartirán todas las reservas individuales que lo conforman
Email: Al menos tenemos que introducir uno de los emails de contacto
En Extras >> Fact. Individualmente: Este parámetro diferencia los dos tipos de grupos que pueden gestionarse en Prestige
Grupo: es cuando este parámetro está inactivo e indica que los cargos fijos de todos los miembros del grupo se facturarán siguiendo las instrucciones del canal seleccionado en la master del grupo. Por ejemplo, reservas de grupos turísticos
Bloque (Reserva Múltiple): es cuando este parámetro está activo e indica que todos los miembros del grupo se facturarán por separado según el canal e instrucciones de cada reserva individual. Por ejemplo, reservas de congresos.
Paso 2: Reservas
Es en este paso donde introducimos una primera composición del grupo. Por cada tipo de habitación, fechas de estancia, régimen y ocupación; introduciremos la cantidad de habitaciones del grupo. Podemos crear tantas líneas como necesitemos.
Paso 2: Reservas
En el caso de trabajar con una cotización manual del grupo, introduciremos para cada línea el precio de la habitación y el precio del régimen por pax. Es decir, en nuestro ejemplo la habitación para dos adultos cuesta 240€ (120€ por cada uno) y hay 20€ de desayuno por cada adulto. Valoración total diaria de cada habitación 240 + 40 = 280€. Valoración total diaria de la reserva de grupo: 5 x 280 = 1400€.
Paso 3: Varios
En esta sección se pueden especificar los detalles de la reserva grupal, como hora de llegada/salida, hora límite, número de vuelo, preferencias de habitación, entre otros.
Paso 4: Facturación
En el paso 4, de facturación podemos seleccionar el tipo de comisión y descuento que se quiere hacer al huésped. Por ejemplo, si el huésped tuvo algún tipo de incidente o inconformidad, en esta sección se le puede otorgar un descuento para compensar su malestar y mejorar su experiencia.
Paso 5: Valoración
Es importante señalar que, en las cotizaciones manuales, el importe total se acumula en el grupo “Servicios” ya que los importes se generarán en las reservas individuales como cargos fijos. Los grupos de habitación y pensión solo se generan cuando trabajamos con contratación con precios. Y también es importante señalar que el desglose por ocupante se refiere solo y exclusivamente al régimen (5 primeros adultos a 20€ = 100€ y 5 segundos adultos a 20€ = 100€).
Por último:
Una vez que hemos finalizado la reserva, se abrirá la ventana de Rooming List para poder introducir los datos de los ocupantes de cada habitación:
En esta ventana también podremos realizar una “composición” del grupo más compleja si fuera necesario. Pulsamos sobre el botón del teléfono en la parte superior izquierda y tendremos una línea por cada habitación del grupo. Marcando las habitaciones que queremos modificar, podremos introducir los cambios necesarios pulsando sobre el “lápiz” situado en la esquina inferior izquierda.
Una vez que marcamos las reservas y pulsamos el lápiz de Composición de Grupo se abre una nueva ventana para la introducción de los cambios para las reservas marcadas. Estos cambios pueden ser de aplicación para toda la estancia:
Diferentes fechas de llegada / salida
Tipología de habitación u ocupación
Contratación o régimen alimenticio
Otros cambios pueden ser solo para una parte de la estancia. En este caso, activaremos el Check “Excepciones” e introduciremos tantas líneas como excepciones de estancia haya para las reservas marcadas