Actualización: 8 de abril de 2025
Tres nuevas funcionalidades:
Gestión de espacios
Check-in online
Funcionalidad Paperless
1️⃣ Gestión de espacios
🔧 ¿Qué es?
Es una nueva herramienta que permite configurar y gestionar los distintos espacios del establecimiento desde el PMS.
🧭 ¿Qué veremos?
Cómo configurar los espacios
Cómo usarlos en el día a día
✅ Proceso paso a paso
Selección del tipo de espacio (ej. mesa de coworking)
Selección de fecha y horario (ej. 11:00 a 14:00)
Asignación del cliente (puede ser alojado, no alojado, empresa, agencia, etc.)
Definición de importe, descuentos, depósitos y contacto
Confirmación y visualización directa en el planning
💼 Configuración Avanzada
Horarios personalizados por tipo de espacio (ej. coworking disponible solo de 9h a 21h).
Asignación de responsables por correo: notificación automática al encargado cuando se hace una reserva.
Capacidad máxima por espacio (ej. 4 o 6 personas por balinesa).
Precios personalizados por temporada:
Ej. verano (junio-septiembre) → 15 €/hora.
Restricción opcional: Que solo los alojados puedan hacer la reserva.
2️⃣ Check-in Online
🎯 Objetivo
Digitalizar el proceso de entrada del cliente, reduciendo la fricción y facilitando la recopilación de datos obligatorios (como parentesco o número de soporte del documento de identidad, requeridos por la normativa española).
💡 Beneficios
El cliente puede hacer el check-in antes de llegar al hotel
Menos colas y esperas en recepción
Mayor comodidad y eficiencia operativa
🔄 ¿Cómo funciona?
📲 Opción 1: Envío por email
El cliente recibe un correo con el enlace para hacer el check-in
Puede completarlo desde su móvil u ordenador
Puede escanear su documento con la cámara del dispositivo
🏨 Opción 2: QR en recepción
Se coloca un cartel con un QR visible que diga algo como:
“Evita la cola y haz tu check-in aquí”El cliente escanea el código, introduce apellido + localizador y realiza el check-in desde su móvil
✅ Proceso paso a paso
Introducir apellido y localizador
Completar datos personales (si ya es huésped, parte de ellos se autocompletan)
Escanear el documento de identidad (opcional)
Revisar y firmar la tarjeta de registro digital
Aceptar los términos y condiciones y la política de privacidad
En caso de tener que pagar el resto de la estancia, se activa la pasarela de pago
🔐 Todo esto queda registrado automáticamente en el PMS:
Check-in completado + pago (si aplica) + datos validados.
3️⃣ Paperless con Tableta (Firma Digital)
📝 ¿Qué es?
El cliente firma digitalmente el documento de registro desde una tableta en recepción.
🌱 Beneficios
Se reduce el uso de papel
Se agiliza el proceso en mostrador
Se guarda la documentación directamente en el sistema
Brinda autonomía al hotel para configurar el contrato (normativas, etc.)
Permite subir hasta 5 imágenes al carrusel que se muestra en la tableta cuando no está en uso (por ejemplo, para mostrar servicios, horarios, promociones, etc.)
⚙️ Configuración desde el PMS
📍 Ubicación
Desde el menú del PMS > Manager > Otros > Check-in Online
🔧 Opciones disponibles:
Cambiar logo del hotel
Cambiar imagen de fondo de la interfaz del check-in
Activar o desactivar campos obligatorios como el número de soporte o el parentesco
Enlazar documentos de Términos y Condiciones y Política de Privacidad (vía URL)
Activar pasarela de pago para completar el proceso
🔜 Próxima funcionalidad: Check-out Online
📤 ¿Qué permitirá?
El cliente podrá hacer su check-out desde el móvil
Podrá consultar cargos y, si tiene pendientes, pagar desde la misma plataforma
Si no desea pagar online, puede simplemente consultar y pasar por recepción
En caso de pago online, el sistema marcará el planning con el check-out completado
También se podrá registrar consumos adicionales como minibar que no hayan sido detectados por housekeeping.